مجلس حجاج ماليزيا وسنغافورة

المجلس التنفيذي لحجاج ماليزيا وسنغافورة

الأهداف :

1. تفعيل وتطوير التواصل مع البعثات والحجاج والجهات الحكومية والجهات ذات العلاقة .
2. توفير فرص عمل موسمية للمطوفين وأبناؤهم وذلك حسب حاجة العمل الفعلية .
3. تكثيف متابعة ورش العمل للقياديين في المجموعات من أجل تقديم خدمة أفضل .
4. رفع مستوى التكامل والتناغم ما بين أعضاء مجموعات الخدمة .
5. رفع مستوى التناغم والتكامل في تقديم الخدمة ما بين المجلس وقطاعات المؤسسة المختلفة .
6. تطبيق مفهوم الجودة وتسهيل وتطوير الإجراءات والعمليات الداخلية مع إلتزام الدقة في التنفيذ .
7. رفع مستوى الرقابة الذاتية في المجالس المجلس ومجموعات الخدمة الميدانية التابعة .
8. توظيف التقنية في الأعمال الإدارية والتواصل مع رؤساء المجموعات .
9. الرفع من مستوى الخدمات المقدمة للحجاج بتقديم حوافز للمتميزين نهاية العام .
10. توحيد العمل بمجموعات الخدمة الميدانية بوضع خطة موحدة للجميع .

أهم المسؤوليات :

1. حضور إجتماعات مجلس الإدارة مع بعثات الحج لهذه الدول ووضع الخطوط العريضة لمناقشات إتفاقيات الخدمة لموسم الحج .
2. المسؤولية الأولى أمام مجلس الإدارة والجهات الرسمية وبعثات الحج لتنفيذ الخدمات المتفق عليها مع بعثات الحج من حيث الإشراف المباشر على سير العمل على مدار الساعة وإدارة التنسيق مع كافة الجهات الداخلية والخارجية لضمان تقديم خدمة متميزة .
3. الإشراف المباشر من خلال مجموعات الخدمة الميدانية على سكن الحجاج سواءا كانوا حجاج بعثة أو شركات سياحية من الجنسيات التابعة لكل مجلس .
4. تجهيز وتوجيه الكوادر اللازمة سواء داخل المؤسسة أو في مجموعات الخدمة الميدانية المؤهلة لخدمة حجاج هذه الجنسيات .
5. إقتراح العهد المالية الخاصة بمجموعات الخدمة قبل وبعد الموسم .
6. تثقيف العاملين في مجموعات الخدمة الميدانية لضمان تنفيذ خطط العمل المطلوبة وتعليمات الجهات الرقابية عن طريق ورش العمل الداخلية ، الدورات التدريبية، التعليمات الكتابية أو الميدانية المباشرة ، ....إلخ .
7. إتخاذ الإجراءات التصحيحية المباشرة لعلاج القصور في الأجهزة التابعة للمجلس مع التوصية لمجلس الإدارة لأية إجراءات تأديبية لازمة تجاه أية معوقات تمنع تحقيق الأهداف .
8. التنسيق مع قطاعات المؤسسة المختلفة مثل : التغذية ، الإستقبال والنقل ، التفويج لجسر الجمرات ، المشاعر ، الشئون العامة ، إلخ ... لتنفيذ الخدمات حسب المواصفات القياسية المطلوبة وفق الجدول الزمني المحدد .
9. التنسيق المباشر مع بعثات الحج حول الأمور التفصيلية للخدمات المطلوبة تقديمها للحجاج .
10. ضبط ورفع مستوى الجودة للخدمات بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة خلال مدة إقامتهم وحتى مغادرتهم والقيام بمبادرات تحقق هذا الأمر مع السعي المستمر للتميز .
11. إقامة حفل ختامي على مستوى المجلس تحت رعاية قنصل الحج الماليزي وبدعم من القنصلية لتكريم المتميزين من المطوفين .
12. توزيع الإدارات على المعاونين في عملية التنسيق ( المشاعر ، التفويج ، النقل ....... الخ ) .
13. محاولة الربط المعلوماتي مع البعثة الطبية للحجاج المرضى المنومين بالمصحات .
14. غربة العمل الإداري واعتماد الجودة الشاملة في التعاملات والملفات الإدارية .
15. عمل دليل إجرائي للموظفين بالمجلس وتحديد مهامهم .
16. تنسيق خطة شاملة وموحدة لمجموعات الخدمة الميدانية .
17. عمل ورشة عمل لرؤساء المجموعات لتحديد متطلباتهم التي تسهل عليهم خدمة الحاج .
18. عمل بيان بأسماء الأعضاء لكل قطاع وتوزيعها على القطاعات المختصة .
19. عمل خريطة لسكن الحجاج بجدة .
20. عمل خريطة لكل مجموعة للتصعيد إلى عرفات .
21. متابعة ومراقبة الخدمات المقدمة من قبل المجموعة لحجاج بيت الحرام .
22. تقييم أداء مجموعة الخدمة الميدانية .

خطة العمل :
خطة المشاعر :

1. التنسيق مع قطاع اسكان المشاعر بخصوص مواعيد تسليم المخيمات بمنى وعرفات .
2. متابعة تنفيذ جدول المواصفات لكل مجموعة .
3. متابعة مدى التزام المجموعات بالخطة الزمنية الخاصة بمراحل تجهيز المخيمات .
4. معاونة المجموعات والتنسيق مع قطاع اسكان المشاعر لتذليل العقبات التي تواجههم أثناء التنفيذ .

خطة التغذية :

1. التنسيق مع قطاع التغذية بخصوص الكميات المحددة لكل حاج في الوجبة الواحدة .
2. تحديد جدول المواصفات الخاص بالتغذية وعدم تجاوز النسب المقررة .
3. متابعة الوجبات المقدمة للحجاج بالمشاعر المقدسة ومدى مطابقتها للمواصفات .
4. عمل بيان بأعضاء التغذية .

خطة التصعيد والنفرة :

1. التنسيق مع قطاع تنظيم الحجاج بخصوص آلية صرف الحافلات .
2. حث رؤساء المجموعات على الاجتماع مع رؤساء الحجاج لترتيب عملية التصعيد والنفرة .
3. التأكيد على جميع المجموعات بإسكان مرشدي الحافلات يوم 7/12 بمشعر عرفات .
4. جدولة صرف الحافلات بالتنسيق مع قطاع تنظيم الحجاج بحيث يتم التوزيع حسب مناطق سكن الحجاج وبفارق ساعة على الأقل لتفادي الازدحام داخل الأحياء .
5. بمرحلة النفرة يكون تسليم الحافلات بآلية محددة وهي تسليم كل مجموعة حافلتين والانطلاق بها نحو المجموعة على أن يتم التنسيق بهذا الخصوص مع مجموعات الخدمة مبكرًا . ويكون تواجد مرشدي الحافلات لجميع المجموعات أمام بوابات الخروج بوجود عضو النقل بالمجموعة . وعمل جدل يوضح استلام كل مجموعة لعدد الحافلات بأرقامها .

خطة تفويج الجمرات :

1. التنسيق مع قطاع تفويج الجمرات بخصوص الجداول الزمنية لرجم الجمرات .
2. التأكيد على جميع المجموعات بالالتزام بمواعيد الخروج .
3. متابعة خروج الحجاج لجسر الجمرات .
4. تجهيز بيان لجميع أعضاء التفويج لجسر الجمرات ببيان واحد .

خطة التفويج والترحيل :

1. التأكيد على جميع المجموعات بضرورة وضع ملصق الاتجاه عند الترحيل .
2. تزويد المجموعات بأرقام عقود السكن بالمدينة والتنسيق المستمر مع بعثة الحج الماليزية .

خطة المجلس مع مجموعات الخدمة الميدانية :

1. متابعة مجموعات الخدمة الميدانية ورفع تقرير يومي لحضور وغياب أعضاء المجموعة .
2. متابعة جدول المناوبة لمجموعات الخدمة الميدانية .
3. وضع آلية لتقييم مجموعات الخدمة الميدانية .
4. رفع تقرير يومي من قبل المعاونين عن سير العمل بمجموعات الخدمة الميدانية لرئيس المجلس التنفيذي لحجاج ماليزيا .
5. عقد اجتماع تعريفي لرؤساء مجموعات الخدمة الميدانية .
6. تنسيق جداول القدوم والمغادرة للحجاج .
7. تجهيز جداول عقود السكن بالمدينة المنورة بالتنسيق مع بعثة الحج الماليزية .
8. تزويد المجلس ببيان موقع سكن الحجاج وأسماء الوكالات التي يسكن حجاجها في كل عمارة لكل مجموعة .
9. متابعة تجهيز وترتيب مقر المجموعة واستعدادهم لاستقبال الحجاج .
10. متابعة إدخال الجوازات في الحاسب الآلي وعدم وجود تأخر في إدخالها .
11. متابعة تواجد الأعضاء بمشعري منى وعرفات أثناء تجهيز المخيمات .
12. متابعة المجموعات في عقد اللقاءات التنسيقية مع مندوبي البعثة والحجاج بالمجموعة .
13. متابعة اعداد محضر إخلاء لجميع الحجاج بمراحل التصعيد والنفرة من قبل رئيس المجموعة لإخلاء المسؤولية .
14. متابعة تعليق لوحات أرقام المجموعات .