وحدة تنظيم الحجاج والاستقبال والتفويج

مهام المجلس :
أولا: الاستقبال :

1. الحصول مبكراً على جداول القدوم وعناوين وأقرب معلم للسكن من مكاتب شؤون الحجاج بجميع أفرعها في المدينة المنورة وجدة ومكة المكرمة وتجهيز مراحل الاستقبال .
2. التنسيق المبكر مع مكتب الأدلاء في المدينة المنورة ومكتب الوكلاء الموحد بجدة لجاهزية تحرك حافلات افواج الحجاج من عندهم كذلك ترتيب ذلك مع مكتب ارشاد الحافلات .
3. عرض كافة المعلومات على شاشة عرض مرئية ومتاحة للجميع على موقع المؤسسة تحدث بشكل دوري كل ( 8 ) ساعات او عند ورود مستجد .
4. حسن إستقبال الحجاج وتيسير كافة أمورهم وإجراءاتهم في استقبال المطار و منافذ القدوم وإعلام مجموعات الخدمة بوصول وتحرك حجاجهم عبر الموقع ومن خلال الرسائل النصية وأجهزة التواصل الصوتية .
5. تطبيق أسس وقواعد توزيع وتفويج الحجاج إلى مجموعات الخدمة وإعلامهم بوقت مغادرتهم إلى مجموعات الخدمة وأخذ تأكيد عناوين سكنهم وأوضح معلم منها والتنسيق مع قطاع النقل وإدارة تنظيم الحجاج بالمؤسسة.
6. سرعة إرسال بياناتهم من سكن ومعلومات الحافلة الناقلة والمرشد إلى مركز المعلومات بالمؤسسة للتوثيق على الموقع ومجموعة الخدمة للجاهزية وإدارة النقل لمتابعة خط سير الحافلات .
7. تقليص مدة انتظارهم بمنفذ القدوم والتنسيق مبكراً مع الجهات المعنية حيال سرعة إنهاء إجراءاتهم .
8. وضع برنامج خاص باستقبال الحجاج الفرادى .
9. التنسيق حيال استقبال حجاج الخدمات الخاصة .

ثانياً: التفويج : 

1. التأكد من سلامة إجراءات تفويج الحجاج لدى مجموعات الخدمة الميدانية من مكة المكرمة إلى جدة والمدينة المنورة و الإشراف على المغادرة .
2. الإشراف على إعداد جداول المغادرة مركزياً .
3. التأكيد على الإلتزام بمهام وضوابط الهيئة العليا لمراقبة نقل الحجاج .
4. الإشراف على إجراءات صرف اعتماد التفويج وصرف الحافلات.
5. التأكد من مطابقة عقود الإسكان إذا كان التفويج إلى المدينة المنورة مع عقود الإسكان حتى يتم صرف الحافلات من النقابة العامة للسيارات .
6. الاختيار الجيد لمن لديهم الخبرة في العمل بمراكز مراقبة التفويج ومركز تفويج الحجاج الفرادى .